AI 只會使用你提供的內容，並不會分辨資料是否正確、是否過期，或是否只適用於某一特定情境。

換句話說，AI 不會提醒你資料「已經不再合適」，它只會照樣使用。

對使用者而言，可能只是「試試看」、「自己參考」。但對 AI 來說，並不存在「只是暫時用一下」這個概念。一旦資料被提供，AI 並不知道你是否打算：

• 只作一次性使用
• 還是作為日後反覆參考的基礎

無論是上傳文件、加入知識來源，或放入工具設定中，AI 都可能在後續多次使用中繼續參考這些內容。除非有人刻意修改或移除，否則 AI 不會自行停止使用這些資料。

有時候，使用者並非打算分享受限制資料，但只要相關內容被加入 AI Agent 的知識來源，AI 就可能在有人提出「合適的問題」時主動提供相關資訊。即使使用者本身沒有特別查詢該資料，

AI 亦可能因為問題的表述方式，而間接揭示原本只適合部分人士查閱的內容。

為什麼這類情況特別容易被忽略？

• AI 不會替使用者判斷哪些內容「不應該說」
• 只要資料存在於知識庫中，AI 就會嘗試回應
• 問題往往在工具被分享、或使用一段時間後才浮現

因此，風險並不一定來自惡意使用，而是來自對 AI 行為的低估。

✅ 上載文件（Upload）

適合用於長期穩定、不需要更新的資料。

一旦上載，AI 會將文件內容視為固定知識，在之後的使用中反覆參考。⚠️ 需要留意的是：

即使資料只是「很少才改一次」，

一旦實際情況有變，AI 並不會知道，仍可能使用舊內容回答，

而答案在表面上看起來合理，使用者卻未必察覺已經不正確。

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✅ 分享文件連結（Link）

適合用於會隨時間更新、需要保持最新版本的資料。

AI 只會根據文件來源當前可存取的內容作出回應。✅ 正確做法是：

• 將資料保存在會持續更新的正式文件來源（例如 SharePoint）
• 設定合適的存取權限
• 只在 AI 知識來源中加入文件連結，而不是上載文件本身

這樣可以確保：

• 文件一更新，AI 使用的內容亦隨之更新
• 無需反覆修改 AI Agent 設定
• 減低因遺忘更新而在不知不覺中用錯資料的風險

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簡單記住：
不會變的資料 → 可考慮上載
會更新的資料 → 用連結，不要 upload

技術上是可以的，但從長遠使用和穩定性角度，並不建議自行加入。當你將自己的資料加入一個原本為其他用途設計的 AI Agent 時，可能出現以下情況：

• 新加入的資料，與原有知識內容出現不一致或衝突
• 日後 Agent 建立者加入相似或更新的資料，進一步造成混亂
• AI 在不同情境下給出不穩定、前後不一致的回應

這些問題未必即時出現，但會隨著使用時間拉長而逐漸浮現，

而且往往很難追溯是哪一份資料導致行為改變。

建議做法

如果你發現現有 AI Agent 未能完全配合你的使用情境：

• ✅ 先與 Agent 建立者討論，看看是否屬於可擴展的共通需求
• ✅ 若屬於不同或更專門的情境，考慮建立另一個專用的 AI Agent，
  配置一組清楚、針對性的知識來源

這樣可以確保：

• 每個 Agent 都有清晰用途
• 知識來源不互相干擾
• AI 回應更穩定、亦更容易維護

簡單理解：
共用 Agent ≠ 個人實驗空間
不同情境 → 用不同 Agent 會更清楚、更安全

在工作中，同事可能同時接觸多種 AI 工具。但不同工具在資料保留、使用條款及保障安排上，實際上存在差異。因此，不應假設所有 AI 工具都適合處理工作相關資料。

在使用 AI 時，首先要分清楚資料的使用性質。

• 一次性使用
  例如：一次性分析、臨時整理想法、快速檢視文件內容。
  這類情況通常只影響當次使用，在當前對話中上載文件或分享資料連結已經足夠，無需加入 AI Agent 的設定。
• 長期相關或會重複使用
  例如：對整體情況有影響、日後多次使用、或需要讓其他同事一同使用的資料。
  這類資料才需要考慮在 AI Agent 的設定中上載文件或加入為知識來源，讓 AI 在之後的使用中持續參考。

請特別留意：

一旦資料被加入 Agent 設定，AI 便可能在之後的使用中反覆使用該資料，所以必須小心資料是否涉及受限制內容

➡️ 下一步：當資料涉及受限制內容時，應如何正確處理？

只要資料被加入 AI 的知識來源，AI 就可能在有人「問對問題」時主動提供相關內容。

即使使用者本身沒有刻意查詢受限制資訊，也可能在不經意間取得。因此，處理受限制資料時，應遵循以下做法：

• 如果一份文件中，只有部分內容不適合讓所有人查看
  在將文件加入 AI Agent 前，必須先刪除或移除該些受限制內容，確保文件本身已適合公開使用。
• 如果整份文件都不適合讓所有人查看
  就不應將該文件上載至 AI Agent 入其知識庫。
  正確做法是：
  將文件存放於 SharePoint，並設定適當的存取權限，再只將文件連結加入 AI 的知識來源。 這樣一來，即使 AI Agent 被分享給其他人，
  AI 亦無法使用或引用該文件內容，使用者即使提出相關問題，也不會取得受限制資訊。

為什麼這麼重要？
因為 AI 不會替你判斷「哪些內容不應該說」，
只要資料在知識庫內，AI 就可能在合適的提問下提供。

當無法確定某種用法是否合適時：

• 暫停使用
• 先查詢
• 與相關同事或 IT 討論

通常比事後補救來得安全。

• 不應過度依賴 AI 所提供的建議或分析；
• 留意 AI 回應是否可能造成誤導、偏見、標籤化，或對個別人士造成不當或不公平的影響。

• AI 只屬輔助工具，不能理解個別情境的複雜性；
• 涉及專業判斷、價值取向或對人產生影響的決定，應由同事自行作出判斷並承擔相關責任。

AI 工具所提供的內容或建議，不應取代人類的專業責任、價值判斷，或對服務對象應有的關顧與尊重。